Du er kun effektiv 10% om dagen

Du er kun effektiv 10% om dagen

Sommer betyder ferie eller nedsat arbejdsbyrde for de fleste. Det lavere tempo giver mulighed for refleksion, og for at gøre op med de dårlige og overflødige vaner, som der ikke er tid til at komme til livs i den travle hverdag. Én af de dårlige vaner, som vi angiveligt alle burde lægge en plan for hvordan vi kommer til livs efter ferien, er de såkaldte ”unødvendige aktiviteter” eller spildtid, som i følge LEAN udgør 45% (!!!) af vores gennemsnitlige daglige arbejdsindsats.

Jeg er i øjeblikket meget optaget af LEAN konceptets anvendelighed indenfor service og administration. Grundtankerne bag LEAN blev introduceret i 1950’erne af Toyota og startede som et optimerings værktøj indenfor produktion kaldet Toyota Production System (TPS). Fokus er ultimativt på kun at lave det som kunden betaler for, alt andet er spild og skal skæres fra. Indenfor administrative-, service-, innovations- eller andre videnstunge afdelinger, som overvejende har kunder internt i virksomheden, opstår traditionelt meget spild i form af unødvendige processer, mangel på videndeling medarbejdere imellem eller mangel på filtrering af information.

Værdiskabende aktiviteter, også kaldet ”grøn tid”, tæller enhver aktivitet, der er med til at bringe information frem mod en tilstand, som kunden vil betale for. Kun ca. 10% af din arbejdsdag producerer du værdi. Nødvendige aktiviteter, også kaldet ”gul tid”, er aktiviteter der er nødvendige for at producere ”grøn tid” i form af systemer eller processer, men som ikke skaber værdi for produktet eller kundens oplevelse af den leverede service. 45% af din arbejdsindsats er ”gul tid”. Den sidste aktivitetstype, der udgør de resterende 45%, er unødvendige aktiviteter, eller ”rød tid”, som udelukkende er spild (punktum). Personligt bliver jeg noget oprørt over at høre, at jeg kun producerer værdi i 10% af den tid jeg er på arbejde.

Spild i administration, som udgøres af rød og til dels guld tid, findes ofte indenfor otte spildtyper; 1) uudnyttet viden, mangel på videndeling og feedback, 2) unødvendige afbrydelser så som ændret tidsplan grundet hasteopgaver og andre forstyrrelser (e-mails, opkald osv.) 3) fejl, ustabilitet i leverancen og returløb, 4) informationssøgning, unødvendige processer og mangel på standardisering af opgaver, 5) vigtig information og data er utilgængelig, 6) overservicering af kundens behov, 7) ventetid grundet mange beslutningsled, og 8 ) transport af data og unødvendigt ansvarsskifte. Jeg tror sagtens de fleste af os kan identificere spild i dagligdagen indenfor de otte spildtyper.

LEAN arbejdsgange skabes igennem løbende forbedringer, hvor de små spildelementer fjernes først, og der etableres en kultur hvor alle medarbejderne samarbejder og deltager aktivt. Fordelene ved at fokusere på at eliminere spildtyper i arbejdsgange er mange. Ved at minimere spildtid og antallet af fejl skabes der mere ”grøn tid”, hvor medarbejderen motiveres og tilfredsheden stiger. For virksomheden betyder det en højere produktivitet, et større fokus på kunden, større træfsikkerhed og deraf højere vækst. Samtidig vil kunden opleve bedre service og kvalitet.

LEAN tankegangen er ikke revolutionerende eller sprit ny viden, men bare så vanvittigt vigtigt at få ind på rygraden som vidensmedarbejder i en travl verden hvor vi i stadig større grad får mulighed for at lade os forstyrre. Det kræver megen tid at navigere i store mængder af informationer som vi hver dag bliver præsenteret for og som nedsætter vores personlige effektivitet. Trods den sort-hvide tilgang til værdiskabelse indenfor LEAN er jeg af den overbevisning, at vi alle bliver nød til at være mere LEAN for at forblive konkurrencedygtige – også indenfor udvikling og administration.
Hvordan vil du skabe mere gul og grøn tid efter ferien?

Postet på Børsen.dk d. 14. juli 2011

1 Comment
  • Mads Phikamphon

    July 28, 2011 at 01:21

    En effektiv måde at komme meget af den røde tid til livs vil være, at man begynder at belønne medarbejder efter hvad de producerer og ikke hvor meget tid de bruger på arbejdet.

    Sålænge vi hovedsageligt belønner folk for at sidde på deres pind fra 9-16, så er der lagt op til masser af rød tid – og masser af Facebook, Youtube og hvad ved jeg.

    Jeg vil vove den påstand, at mange af os vil kunne nøjes med at arbejde en time om dagen, hvis vi blev belønnet for hvad vi producerede i stedet for den tid vi bruger på arbejdspladsen:
    http://www.genvejen.dk/den-made-vi-arbejder-pa-er-for-dum-hvorfor-du-kun-skal-arbejde-1-time-om-dagen/